Schluss mit Blacklisting bei Microsoft

Wer seinen eigenen Mailserver betreibt und öfter Mails an Microsoft-Konten versendet, der kennt vermutlich die folgende Bounce-Meldung:

550 5.7.1 Unfortunately, messages from [AAA.BBB.CCC.DDD] weren't sent. Please contact your Internet service provider since part of their network is on our block list (S3150). You can also refer your provider to http://mail.live.com/mail/troubleshooting.aspx#errors.

Vor über 1,5 Jahren haben derartige Zustellprobleme begonnen und ich war zuversichtlich, das Problem mit Hilfe des Providers (netcup) unkompliziert lösen zu können, schließlich scheint ja nicht mein Server die Ursache zu sein, sondern ein Server innerhalb der IP-Range von netcup. Der betroffene Mailserver wird für den Betrieb eines sozialen Netzwerks genutzt und versendet im Schnitt eine (!) Benachrichtigungsmail pro Tag an ca. 4-5 Microsoft-Konten. Wir reden also – bei reger Aktivität – von maximal 35 Mails pro Woche. Das ist quasi nichts, passiert auf Wunsch der registrierten Benutzer und kann von diesen jederzeit abbestellt werden.

Im Laufe der Zeit habe ich bei netcup über acht (!) Tickets eröffnet, die im Wesentlichen nur zum Inhalt hatten, dass netcup bitte ein Delisting bei Microsoft beantragen möge. Nach diesem immer gleichen Prozedere bekam ich auch regelmäßig die folgende Antwort und kurz darauf ging der Mailversand wieder:

Ich habe ein Delisting für die IP-Adresse des Servers bei Microsoft angefragt. Ein Mailversand an diese sollte somit innerhalb der nächsten ca. 48 Stunden wieder möglich sein.

Nachdem es netcup aber bis heute scheinbar nicht möglich ist, eine zuverlässige und v.a. dauerhafte Zustellung an Microsoft-Postfächer zu gewährleisten, ohne dass ich diesen Prozess inzwischen im Wochentakt durchführen muss, habe ich nun die Reißleine gezogen.

Dank dem Feature Transport-Maps in Postfix (bzw. mailcow) können Mails an bestimmte Domains automatisch über einen Relayhost (z.B. Brevo) versendet werden, während alle sonstigen Mails weiterhin über den Mailserver selbst laufen. So verlagere ich das Problem zu einem "Big Player", anstatt meine wertvolle Zeit mit diesem albernen Katz & Maus-Spiel zu verschwenden. Und bis bei Brevo das Gratis-Mailvolumen von 300 Mails / Tag aufgebraucht ist, müssten sich deutlich mehr Microsoft-Konten registrieren. 😉

Ablauf

Im Folgenden beschreibe ich dir stichpunktartig, wie man das in der Praxis umsetzt:

1. Registriere dir ein kostenloses Konto, z.B. bei Brevo. Während der Registrierung werden allerlei persönliche Daten abgefragt, allerdings kannst du hier Fantasiedaten eingeben und bei der Abfrage der Handynummer tut es auch eine Festnetznummer. Der Prozess ist also recht schnell erledigt und mit etwas Kreativität auch "datensparsam".

2. Nach der Bestätigung der E-Mailadresse und dem ersten Login muss deine Domain validiert werden. Dazu müssen verschiedene Einträge im DNS hinterlegt werden und anschließend bei Brevo in der Web-App geprüft werden. Je nach hinterlegter TTL für die DNS-Einträge kann das bis zu 24 Std. dauern.

3. Sobald die Domain validiert ist, kannst du in Brevo eine Absenderadresse hinterlegen, die für den Mailversand genutzt werden soll.

4. Kopiere dir anschließend die Zugangsdaten zum SMTP-Mail-Relay von Brevo (zu finden rechts oben im Menü unter SMTP & API)

5. Logge dich nun als Admin in mailcow ein und gehe auf System → Konfiguration und anschließend auf Routing.

6. Scrolle hier ganz nach unten und trage die folgenden Werte und deine Zugangsdaten in die vorgesehenen Felder ein:

Setze bei Aktiv einen Haken und klicke auf Hinzufügen.

7. Anschließend schauen die Einträge so aus:

8. Um zu prüfen ob alles klappt, klicke hinter einem der Transport-Maps auf Test und trage eine beliebige Absender-Adresse ein. Wenn der Versand erfolgreich war, sieht das in etwa so aus:

9. Die Transport Maps sind direkt aktiv und werden ab jetzt genutzt, sobald eine Mail an eine der angegebenen Domains versendet wird. Über das Protokoll von Postfix kannst du das auch direkt nachvollziehen.

Freu dich auf eine "Delisting-freie" Zukunft 😎

PS: Übrigens ist auch der Versand über einen Relayhost wie Brevo kein Garant für eine Zustellung ins Postfach. Es kommt also dennoch vor, dass die Mails im SPAM-Ordner landen.

Ich möchte Transport-Maps einrichten, habe dabei aber Schwierigkeiten

Ich unterstütze dich gerne bei der Anpassung von mailcow und der Einrichtung von Transport-Maps auf deinem eigenen Mailserver.
Schreib mir hierzu einfach über Kontakt, per Telegram oder unten in die Kommentare eine Nachricht.

Weiterführende Links

• Kurzreport - Spaß mit Postfix und transport maps
• Use Postfix Transport Map & Relayhost Map For Flexible Email Delivery

• Microsoft-Domains
• Microsoft 365 URLs and IP address ranges
• Domains to Allow for Microsoft