Finger weg von ecoDMS

Ich hätte es doch besser wissen sollen. Immer wenn ich wieder einmal glaube, proprietäre und nicht-quelloffene Software könnte bei irgendetwas besser sein als Open-Source-Software, werde ich eines Besseren belehrt. So leider auch bei der Software ecoDMS, die von der ecoDMS GmbH, einem Unternehmen der applord Holding Europe GmbH, vertrieben wird.

Diese Software – ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) – erfüllt ihren Zweck, solange man

1. brav für alle Updates bezahlt und diese einspielt;
2. bereit ist, im Voraus Geld für Support-Pakete zu bezahlen, damit Softwarefehler analysiert und ggf. (sic!) gefixt werden;
3. sich nur in homogenen IT-Umgebungen befindet; und
4. kein Problem damit hat, dass seine geschäftskritischen Daten in einer proprietären Datenbankform gespeichert werden.

Dieser Blogbeitrag beschreibt die Tiefen, die ich mit dieser Software erlebt habe, und darf dir ein Praxis-Ratgeber sein, dich besser gleich für Open-Source zu entscheiden. Denn am Ende steht ein vermeintlich revisionssicheres Archiv, aus welchem Dokumente verschwinden 💥, wo interne DocIDs mit neuen Dokumenten überschrieben werden 🤯 und aus welchem du deine PDF-Dateien im Ernstfall nicht wieder rausbekommst.

Inhaltsverzeichnis

Genau ein Tipp
Short story long
    Lizenzprobleme und Fehlermeldungen
    Bugs über Bugs
    Backup-Wiederherstellung – Lizenzproblem und Fehler
    Wie komme ich wieder an meine Daten?
        Basics zum Datengrab ecoDMS
        Weg 1: ecoDMS Export
        Weg 2: Klassifizierungsinfo aus der PostgreSQL-DB retten
        Weg 3: Aus einem Backup
    Sidestory: Alltag mit ecoDMS
        Suchfunktion benötigt Regex-Kurs
        Klassifizierungsattribute für die Ewigkeit
        Webclient ist Schrott
    Money first, Support second
        Kostenpflichtige Supportpakete mit Ablaufdatum
        Der Knaller 💣💥

Ich möchte ein Open-Source DMS in meinem Unternehmen einsetzen und benötige dabei Unterstützung.
Weiterführende Links

Genau ein Tipp

Wenn ich also einen Tipp für dich habe, dann dieser:
Finger weg von allem, was nicht Open-Source ist, wenn es um kritische Geschäftsprozesse geht.
Immer.

Denn am Ende gewinnt immer die Bank (in diesem Fall die Firma, der die Software "gehört").
Sei es dadurch, dass du durch deren Cloud-Services deine wertvollen Daten an diese verkaufst und im Zweifel nicht mehr drankommst, weil das Abo abgelaufen ist (z.B. Creative Cloud). Oder weil die Firma deine Daten in proprietären Formaten abspeichern und du nicht mehr drankommst, wenn du sie exportieren oder anderweitig verwenden möchtest (z.B. ecoDMS). Bei Problemen hilft dir dann höchstens ein Support, dessen Tickets nicht öffentlich zugänglich sind. Somit mehrst du mit jedem Ticket das Hoheits-Wissen des Unternehmens; der Allgemeinheit dient das nicht.
Klassischer Lock-In-Effekt eben.

Los gehts also mit dieser traurigen Geschichte rund um das vermeintlich revisionssichere Archiv.

Short story long

Ich war seit 18. April 2017 ecoDMS-Kunde (damals begonnen mit 16.09 (eleanor), heute 21.12 (bullshit)) und nutze das System seither in einer kleinen virtual machine. Diese ist mit vier Kernen und ca. 3GB RAM ausgestattet, da die auf Java basierende Software entsprechend viel Arbeitsspeicher verbraucht. Als Betriebssystem kommt – gemäß Handbuch – Ubuntu 20.04 (damals mit ecoDMS 18.04, was kurz nach 16.09 veröffentlicht wurde, war es noch Ubuntu 18.04) zum Einsatz und die VM wurde für nichts sonst verwendet.

Lizenzprobleme und Fehlermeldungen

Los ging es schon mit Lizenzproblemen und seltsamen Fehlermeldungen. Anfangs hatte ich nur eine gleichzeitige Lizenz gekauft, da maximal eine Person mit dem System arbeitet. Allerdings registriert die Software bis heute den Neustart eines Clients nicht als "Abmeldung".

Heißt, wenn ich an einem Client eingeloggt bin und den Client-PC neu starten muss (z.B. weil sich der ecoDMS Client nicht mehr starten lässt), gilt die Lizenz weiterhin als "benutzt" und ich kann mich daraufhin für einen Zeitraum X nicht mehr in ecoDMS einloggen:

Ergebnis: Ich kann nicht (mehr) arbeiten und komme nicht mehr an meine Dokumente.

Abhilfe schafft dabei nur abwarten, eine weitere "Puffer-Lizenz" für diesen Fall kaufen oder auf dem Server als ecoSIMSAdmin einloggen und die Sitzung händisch beenden.

Auch treten beim Login immer mal wieder Probleme wie dieses hier auf:

Abhilfe schafft hier nur ein Neustart des ecoDMS-Servers mit systemctl restart ecodms.service. Oft hängt sich auch der ganze Prozess so hart auf, dass man die ganze VM neu starten oder die einzelnen Prozesse killen 🙄 muss:

ps -aef | grep ecodms ; kill PROCESSIDS

Bugs über Bugs

All die Bugs, die ich im Laufe meiner Zeit mit ecoDMS so gefunden habe, würden ein schönes Käferkabinett ergeben 🐛. Die Software (bzw. das Linux-Pendant davon) wirkt eher wie ein Bananenprodukt, das beim Kunden reift, als wie eine ausgereifte Lösung für den Produktiveinsatz.

Meine Bugreports reichten damals von

über

bis hin zu

Man kann mir also durchaus Wohlwollen und einen langen Atem mit dieser verbuggten Software unterstellen. Das nur mal für den Hinterkopf, denn das Thema Support kommt noch.

Backup-Wiederherstellung – Lizenzproblem und Fehler

Einmal musste ich die VM aufgrund eines Fehlers aus einem Backup wiederherstellen. Kein sehr abwegiges Szenario, wenn man bedenkt, dass sich in dem System allerlei geschäftskritische Dokumente befinden.

Was hat man wohl in so einem Fall nicht getan? Korrekt. Die Lizenz bei ecoDMS "abgemeldet". Natürlich passiert sowas nicht an einem Montagvormittag, wenn man den ecoDMS-Lizenzrücksetz-Support erreicht. Nein, das passiert grundsätzlich vor dem Wochenende oder vor Feiertagen.

Doch nehmen wir einfach an, die Lizenz konnte kurz danach vom ecoDMS-Lizenzrücksetz-Supportteam freigegeben werden und du startest das System, welches du aus dem Backup wiederhergestellt hast. Was machst du nun, wenn plötzlich folgender Fehler auftritt, sobald man die gespeicherten PDF-Dokumente ansehen möchte?

Richtig, du machst dir Gedanken, wie du jetzt wieder an deine PDF-Dateien kommst und wie man so leichtsinnig sein konnte, sie dieser Software anzuvertrauen.

Wie komme ich wieder an meine Daten?

Basics zum Datengrab ecoDMS

Erstmal zu den Basics: Die PDF-Dateien liegen bei ecoDMS nicht – wie man vermuten könnte – weiterhin als PDF-Datei vor. Sie liegen auch nicht als binary-blob in der PostgreSQL-Datenbank und lassen sich von dort einfach exportieren. Vielmehr werden sie von ecoDMS in ein proprietäres Container-Dateiformat überführt, aus welchem man seine geschäftskritischen Daten nur mit Hilfe der Software wieder herausbekommt.

Nehmen wir nun an, du möchtest – aus gutem Grund (siehe oben) – deine Daten aus ecoDMS befreien und kannst dich aufgrund von fehlender Lizenz oder aus anderen Gründen nicht mehr im System anmelden … oder es tritt der oben genannte Fehler auf. Dann bleiben dir folgende Möglichkeiten:

Weg 1: ecoDMS Export

Hast du aus ecoDMS heraus einen Export aller Dokumente erstellt, erhält dieser alle PDF-Dateien in einem flachen Ordner und eine XML-Datei, aus welcher man sich die Klassifizierungsinformationen halb-automatisch exportieren kann. Dazu muss man nur das XML-Schema "reverse-engineeren" und schon kann's losgehen. 😅

Die Dokumente liegen im Ordner archive und die XML-Datei unter archive/export.xml.

Im Export enthalten ist außerdem ein Windows-only Client, mit dem diese Dateien auch ohne Lizenz angesehen und die Klassifizierungsinformationen angezeigt werden können. Für ein Tool, das mit "OS-Unabhängigkeit" wirbt, eine schwache Leistung.

Das funktioniert natürlich nur, solange die Software selbst auch vollständig intakt ist. Bei mir war/ist das nicht der Fall.

Weg 2: Klassifizierungsinfo aus der PostgreSQL-DB retten

An die Klassifizierungsinformationen kommt man jederzeit über die PostgreSQL-Datenbank heran.
Hierzu einfach ein Tool wie DBeaver auf der Maschine starten, auf der der ecoDMS-Server läuft.
Dort dann eine neue PostgreSQL-Verbindung mit den folgenden Parametern anlegen:

Host: localhost
Port: 5432
Datenbank: ecodms
Benutzername: ecosims
Passwort: eco

Spiel einfach selbst ein wenig darin herum, der Inhalt ist selbsterklärend.
Die Dateien selbst sind darin aber nicht zu finden.

Weg 3: Aus einem Backup

Im Backup ist ein vollständiger Datenbank-Dump enthalten (backup.sql) und auch die verschiedenen binären Datengräber. PDF-Dateien sucht man dort aber (außer in Form eines bereits früher mal getätigten Exports) ebenfalls vergeblich.

Möglicherweise funktioniert noch ein erneutes Aufsetzen des Backups auf einer andern Maschine – ich weiß es nicht.

Alles in allem sind dir durch das proprietäre Containerformat die Hände gebunden, wenn ecoDMS nicht mehr funktioniert.

Will sagen: ecoDMS futsch, PDFs futsch.

Damit aber noch nicht genug. Zur Abwechslung und bevor ich dir den absoluten Supergau schildere, noch ein paar Infos aus dem Alltag mit ecoDMS.

Sidestory: Alltag mit ecoDMS

Suchfunktion benötigt Regex-Kurs

Bis zur Version 21.12, die ich nutze, muss man erst einen Regex-Kurs besuchen, bevor man die Suchfunktion korrekt bedienen kann. Die Suche nach dem Begriff echnung findet nicht ein einziges Dokument mit dem Text "Rechnung". Erst *echnung fördert diese zu Tage.

Ich kenne bisher noch keine Bürokraft, die vorher einen Regex-Kurs belegen möchte, um eine Suche zu bedienen. Intuitiv geht anders. Oder weißt du, was eine ~ als zusätzlicher Parameter in der Suche bedeutet?

Klassifizierungsattribute für die Ewigkeit

Einmal angelegte Klassifizierungsattribute lassen sich nie wieder löschen. Wenn man also einmal ein paar Attribute zuviel angelegt hat, kann man diese in der Oberfläche zwar noch ausblenden, muss dann aber damit leben, dass diese in jeder export.xml-Datei (siehe Weg 1: ecoDMS Export) noch auftauchen – wenn auch ohne Inhalt.

Einen Hinweis auf diesen Umstand vermisse ich bis heute.

Webclient ist Schrott

Der Webclient der Software ist Schrott. Das gilt auch noch für die Version 21.12, die ich bisher eingesetzt habe. Er ist langsam und völlig unübersichtlich. Hauptsache alles ist schön animiert! 🙄 Wie auch schon bei der Suche darf man erstmal einen Kurs belegen, bevor man den Webclient bedienen kann. Außerdem bietet dieser nicht alle Funktionen, die der native Client bietet. In meinen Augen ein No-Go – Web first, native client second!

Für die Inbox gibt es keine Pagination, er lädt immer alle Screenshots nach. Hat man einen Beleg klassifiziert, geht es wieder ganz oben los. Das mag bei zehn Dokumenten in der Inbox noch vernünftig funktionieren, spätestens ab 30+ wird das Scrollen richtig nervig – von der Bandbreitenverschwendung mal abgesehen.

Money first, Support second

Jetzt wird es spannend. Denn beim Support zeigt sich, wie gut ein Anbieter und seine Software wirklich sind.
Daher beginne ich diesen Teil meiner Erlebnisse mit zwei Mail-Zitaten:

Nach dieser Antwort war ich – gelinde gesagt – richtig sauer. Meine Buchhaltung funktioniert seit Wochen nicht (mehr) reibungslos, weil dieses Tool macht, was es will. Ich bezahle für dieses Produkt, welches seit Jahren reibungslos funktionierte, schon regelmäßig Geld für Updates. Und wenn es dann plötzlich ohne erdenklichen Grund nicht mehr tut, soll ich ein kostenpflichtiges Support-Paket (welches übrigens ein Ablaufdatum hat 🤯) buchen, damit ecoDMS die Fehler in seiner Software behebt?

Kostenpflichtige Supportpakete mit Ablaufdatum

Den Fehler, ein Support-Paket zu buchen, welches dann ungenutzt abgelaufen ist, habe ich genau einmal gemacht:

Doch weiter im Text, denn es wird noch verrückter:

Damit war der Ofen für mich endgültig aus und ich wusste, dass meine Tage mit dieser Software gezählt sind.

Die in dieser E-Mail erwähnte "Kulanz" ist ein schlechter Witz. Im Rahmen eines OS-Updates wurde von ecoDMS vergessen zu erwähnen, dass man die alte PostgreSQL-Datenbank deinstallieren / abschalten muss, damit ecoDMS bei Backups keinen Fehler wirft. Der Fehler wird in diesem Knowledgebase-Artikel erwähnt, die eigentliche Problemlösung sieht jedoch ganz anders aus. Eben jene wurde mir als E-Mail mit teilweise unvollständigen oder verkehrten Kommandos geschickt. Das war die erwähnte "Kulanz". Und selbst ausgeführt hat er die Deinstallation ebenfalls nicht, ich habe die Arbeit (und damit die Verantwortung dafür) vollständig selbst übernommen.

Doch ist der Spaß (welcher schon lange keiner mehr ist) noch nicht zu Ende:

Eine Antwort habe ich daraufhin nicht mehr erhalten, jedoch hat sich das eigentliche Problem weiter zugespitzt. Daher habe ich mich entschlossen, nochmal einen Anlauf zu wagen und der Firma ecoDMS erneut auf ihre Support-Mail geantwortet:

Die Antwort, die darauf folgte, war:

Und dieser Blogartikel wäre es nicht wert gewesen, wenn ich jetzt nicht den Knaller zünden könnte.

Der Knaller 💣💥

Das technische Problem hat sich inzwischen derart zugespitzt, dass in ecoDMS nicht nur bereits klassifizierte Belege verschwunden sind, sondern die zugehörigen DocIDs wurden vom Tool sogar neu vergeben. Will heißen, es sind Dokumente aus einem revisionssicheren Archiv verschwunden und wurden mit anderen Belegen überschrieben. Der SUPERGAU! Und all das ohne irgendwelches Zutun meinerseits lediglich durch das Verschieben von Dateien aus dem Ordner tiffsplit zurück in die Inbox. Darüber hinaus wurden lediglich weiterhin neue Belege in einen Share kopiert und dann in der Inbox klassifiziert. Es wurden in der Zeit auch keinerlei (partielle) Backups zurückgespielt oder sonstige Veränderungen am System vorgenommen.

Zwischendurch tauchten immer wieder Fehlermeldungen wie diese hier auf, die für mich absolut nicht zuordenbar waren. Es wurden zwar die Dateien aus dem Ordner tiffsplit entfernt, in welchem Dateien aus der Inbox verarbeitet werden. Doch das war ja der Sinn der Übung, da die Belege nicht in der Inbox aufgetaucht sind und irgendwo "festhingen".

Da die DocIDs als Referenz in der Buchhaltung verwendet werden, kann ich sicher sein, dass diese DocIDs zum Zeitpunkt der Erfassung bereits im Archiv existierten.

Darin, welche Dokumente fehlen und überschrieben wurden, ist keinerlei Logik erkennbar und der Fehler hat jetzt ein Niveau erreicht, an dem für mich alles zu spät ist. In den Log-Dateien finden sich keine Fehler, die irgendwie damit zusammenhängen. Damit ist die Software in meinen Augen eine tickende Zeitbombe! Finger weg!

Ich werde alle noch vorhandenen Belege aus der Software exportieren, in die neue Software paperless-ngx importieren und mir an meinen Spiegel schreiben: Nie wieder ein proprietäres Dokumentenmanagement-System!

ByeBye ecoDMS 🖕, Hallo paperless-ngx 🙋!

Ich möchte ein Open-Source DMS in meinem Unternehmen einsetzen und benötige dabei Unterstützung.

Ich unterstütze dich gerne bei der Einführung und Konfiguration von paperless-ngx oder MayanEDMS in deinem Unternehmen oder auf deinem eigenen Server. Schreib mir hierzu einfach über Kontakt, per Telegram oder unten in die Kommentare eine Nachricht.

Weiterführende Links

Kostenfreie Open-Source-Alternativen zu ecoDMS

• paperless-ngx
• Mayan EDMS

Kostenpflichtige Open-Source-Alternativen zu ecoDMS

• agorum Core Open
• bitfarm Archiv (Windows only)