eRechnung / XRechnung / ZUGFeRD

Inhaltsverzeichnis

Deadline!
Was ändert sich dadurch?
Welche Formate gibt es?
    ZUGFeRD
    XRechnung
Was wird wichtig
Revisionssichere Archivierung
Was ist jetzt zu tun
Was kann ich vorbereitend für 2025/2026 tun?

📄 eRechnung visualisieren
✅ eRechnung validieren
    ZUGFeRD validieren
📝 eRechnung schreiben

Deadlines im Überblick
Weiterführende Links

Deadline!

Für alle Unternehmer:innen mit Sitz in Deutschland, die Geschäftsbeziehungen mit anderen Unternehmen führen, gilt ab dem 01.01.2025 die Verpflichtung, digitale Rechnungen anzunehmen.

Was ändert sich dadurch?

Diese sogenannte eRechnung (auch E-Rechnung geschrieben) besteht nicht mehr wie bisher gewohnt aus einer PDF-Datei bzw. einem Bild, sondern aus strukturiertem Text (sog. XML), der für Menschen nur schwer lesbar ist. Im Fachjargon spricht man dabei von der Datenrepräsentation (XML). Künftig relevant wird ausschließlich diese Datenrepräsentation (XML) sein und die Bildrepräsentation (visuell sichtbares und ausdruckbares PDF/Bild) wird zunehmend irrelevanter und sogar ganz verschwinden.

Solange diese eRechnungen allerdings noch nicht (teil)automatisiert verarbeitet werden, wird ein Mensch die Daten händisch in die Buchhaltung übernehmen. Um das weiterhin zu ermöglichen, braucht es ein Tool, was aus dieser Datenrepräsentation (XML) wieder eine Bildrepräsentation (PDF/Bild) macht. Die (kostenfreien) Lösungen hierfür führe ich dir unter eRechnungen visualisieren auf.

Welche Formate gibt es?

Aktuell gibt es in Deutschland zwei Formate bzw. Standards, nämlich ZUGFeRD und XRechnung.

1️⃣ ZUGFeRD

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und wird seit 2014 aktiv entwickelt. Das Besondere an ZUGFeRD ist, dass es als hybrides Format von vorneherein sowohl eine Datenrepräsentation (XML), als auch eine Bildrepräsentation (PDF) beinhaltet.

Vereinfacht gesagt wird dabei in eine PDF-Datei (die visuell lesbar ist) eine XML-Datei (die automatisiert auslesbar ist) eingebettet. Eine gelungene Verbindung beider Welten und damit eine gute Basis für die Übergangszeit bis zur vollautomatischen Rechnungsabwicklung.

Der ZUGFeRD-Standard ist Open Source und steht jedem frei zum Download zur Verfügung.

Da die Finanzverwaltung keine konkreten Prüfpflichten bzw. Kontrollmaßnahmen für hybride Formate festgelegt hat, solltest du eigene Prüfmechanismen zur Sicherstellung der inhaltlichen Identität beider Rechnungen einführen (siehe eRechnung validieren).

2️⃣ XRechnung

Die XRechnung ist die deutsche Lösung für die Umsetzung der EU-Richtlinien und beinhaltet ausschließlich eine Datenrepräsentation (XML). Sie wird von der "Koordinierungsstelle für IT Standards" (KoSIT) entwickelt.

Was wird wichtig

Eine Verpflichtung zum Versand digitaler Rechnungen besteht – solange deine Kund:in nicht darauf besteht – erst ab dem 01.01.2027 und nur für B2B-Geschäfte ab einer Summe von mehr als 250€. Für Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz von unter 800.000 € gilt die Verpflichtung sogar erst ab dem 01.01.2028. Also noch genug Zeit, um in aller Ruhe deine Prozesse rund um die Rechnungserstellung zu digitalisieren.

Solange deine Kund:in also damit einverstanden ist, darfst du bis zu diesem Datum auch weiterhin Rechnungen in Papierform oder in einem sonstigen elektronischen Format (z.B. PDF-Dateien) versenden. Quelle (Absatz "Ab wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung?")

Revisionssichere Archivierung

Da Rechnungen nach der GoBD stets im Ursprungsformat und revisionssicher aufbewahrt werden müssen, genügt es bei einer digitalen Rechnung nicht, diese – wie vllt. bei Rechnungen bisher üblich – auszudrucken. Das wäre ein Medienbruch und könnte bei einer Prüfung durch das Finanzamt zu Problemen führen (Stichwort: Verlust der Beweiskraft nach § 158 AO Abs. 2 Nr. 2). Voraussetzung ist nämlich, dass die vorhandenen Informationen während der Aufbewahrungsdauer erhalten bleiben und nicht durch Dateiumwandlungen verringert werden. Die eRechnung muss also in digitaler Form angenommen und aufbewahrt werden. Es gilt weiterhin die gleiche Aufbewahrungsfrist wie für Papierrechnungen auch, also im Normalfall 10 Jahre.

Nochmal zusammenfassend die konkrete Definition von Revisionssicherheit:

• Nachvollziehbar und nachprüfbar
• Vollständig
• Richtig
• Zeitnah aufgezeichnet/gebucht
• Einer Ordnung folgend
• Nicht nachträglich veränderbar

Der gesamte Archivierungsprozess sollte dann nach den Vorgaben der DSGVO in der Verfahrensdokumentation ergänzt werden.

Ich unterstütze dich gerne beim Verfassen einer entsprechenden Verfahrensdokumentation. Schreib mir hierzu einfach über Kontakt, per Telegram oder unten in die Kommentare eine Nachricht.

Was ist jetzt zu tun

Um diese Annahme und Archivierung für kleinere Unternehmen einfach und schnell zu bewerkstelligen, gibt es vor dem 01.01.2025 drei Dinge zu tun:

1. Eine gesonderte E-Mailadresse anlegen (lassen), unter der du eRechnungen empfangen kannst. Diese könnte beispielsweise erechnung@meinefirma.de lauten. Wie du dir die empfangenen eRechnungen anschließend anzeigen lassen kannst, findest du hier.

2. Mit deiner IT-Berater:in besprechen, welche Möglichkeiten es gibt, die in dieses Postfach eingehenden E-Mails rechtssicher und GOBD-konform zu archivieren. Ich selbst habe Erfahrungen mit folgenden Lösungen:

• mailpiler (Open Source, kostenfrei)
• Spider Email Archiver (Nicht Open Source, kostenpflichtig)

Ich unterstütze dich gerne bei der Auswahl und der Umsetzung eines für dich passenden E-Mailarchives. Schreib mir hierzu einfach über Kontakt, per Telegram oder unten in die Kommentare eine Nachricht.

3. Deinen Kund:innenstamm durchgehen und abfragen, ob jemand auf den Empfang digitaler Rechnungen besteht oder weiterhin mit dem Empfang von Rechnungen in Papierform oder in einem sonstigen elektronischen Format (z.B. PDF-Dateien) einverstanden ist.

Mit diesen Voraussetzungen hast du alle rechtlichen Vorgaben erfüllt und kannst dich die nächsten zwei bis drei Jahre in Ruhe auf die Digitalisierung der Abläufe in deinem Unternehmen konzentrieren.

Falls du dabei Unterstützung benötigst, freue ich mich ebenfalls über eine Nachricht von dir über Kontakt, per Telegram oder unten in die Kommentare.

Was kann ich vorbereitend für 2025/2026 tun?

Falls du bereits ein Programm zur Erstellung von Rechnungen einsetzt, welches nicht LibreOffice Writer, LibreOffice Calc, Word, Excel oder ähnlich heißt, frage bei deinem Softwarehersteller nach, ob dieser die Einführung von XRechnung / ZUGFeRD in seine Software plant und ob er dir auch eine Lösung für den digitalen Rechnungsempfang anbieten kann.

Außerdem macht es Sinn, die Einführung der eRechnung als Gelegenheit zu nutzen, die Digitalisierung in deinem Unternehmen voranzubringen und Prozesse zu automatisieren. Das können die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems wie paperless-ngx sein, eine Cloudspeicher-Lösung wie Nextcloud, eine No-Code-Datenbank wie baserow.io oder die Automation von Prozessen mit n8n.

Ich unterstütze dich sehr gerne auf deinem Weg in die Digitalisierung und freue mich, gemeinsam mit dir Softwarelösungen einzuführen, die dich nicht von einem Hersteller abhängig machen. Schreib mir hierzu einfach über Kontakt, per Telegram oder unten in die Kommentare eine Nachricht.

Im Folgenden findest du noch weitere Informationen und weiterführende Links zum Thema eRechnung / E-Rechnung.

❗️ Außerdem kann ich den Beitrag Mit diesen Tools bereitest du dich perfekt auf die E-Rechnung vor des VGSD hierzu sehr empfehlen. Darin werden unterschiedliche Tools getestet und ausführlich miteinander verglichen.

📄 eRechnung visualisieren

Zur Anzeige von eRechnungen, die z.B. auf der gesonderten E-Mailadresse empfangen werden, können folgende Tools verwendet werden:

Letzte Aktualisierung: 08.11.2024

✅ eRechnung validieren

Bei einer eRechnung ist es wichtig, dass die Inhalte konform zum jeweiligen Standard sind. Um das sicherzustellen, gibt es sog. Validatoren, also Tools, die die Konformität des Formates der eRechnung sicherstellen. Hier findest du eine Auswahl:

Letzte Aktualisierung: 05.07.2024

pdfdetach -list sweetgood_zugferd_demorechnung.pdf

1 embedded files
1: factur-x.xml

pdfdetach -saveall sweetgood_zugferd_demorechnung.pdf

📝 eRechnung schreiben

Um eine eRechnung (im Browser) zu erstellen, gibt es verschiedene – größtenteils kostenpflichtige – Tools. Durch die von den Deadlines hervorgerufene "Digitalisierungs-Aufbruchstimmung" möchte scheinbar jeder was vom Kuchen abhaben 🙄. Nachfolgend ein paar Anbieter:

Letzte Aktualisierung: 08.11.2024

Deadlines im Überblick

Weiterführende Links

• IHK München: Information zur eRechnung
• VGSD: Das Ende von Papier- und PDF-Rechnungen naht
• VGSD: Mit diesen Tools bereitest du dich perfekt auf die E-Rechnung vor
• VGSD: Kleinunternehmer müssen doch keine E-Rechnungen ausstellen, Umsatzgrenzen steigen
• VGSD: Alles, was du über die E-Rechnungspflicht wissen musst
• VGSD: Was bedeutet „revisionssichere Archivierung“?

• Homepage von mustangproject
• mustangproject: Hintergrundinformationen zu ZUGFeRD
• mustangproject: Elektronische Rechnungen

• FeRD: Was ist eine elektronische Rechnung?
• FeRD: Was ist ZUGFeRD?
• FeRD: Was ist die XRechnung?
• FeRD: Was ist Factur-X?

Für Entwickler:innen

• PHP-Bibliothek für die Erstellung von ZUGFeRD/XRechnung/Factur-X
• GitHub-Repository der Koordinierungsstelle für IT-Standards (XRechnung)
• GitLab-Repository zur Visualisierung der XRechnung
• Architektur der XRechnung
• mustangproject - Open Source Java e-Invoicing library, validator and tool (Factur-X/ZUGFeRD, UNCEFACT/CII XRechnung)